Studio e passione: Gestione del tempo

Time. Tempo.

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Oltre ad essere una canzone dei Pink Floyd, il tempo è qualcosa con cui abbiamo a che fare tutti i giorni. A volte abbonda, a volte sembra scarseggiare. A volte ne siamo padroni, mentre altre volte ci facciamo sommergere dagli impegni che abbiamo.

Il modo in cui utilizziamo il tempo a nostra disposizione dice molto sul percorso che facciamo per allinearci con noi stessi e per raggiungere i nostri obiettivi. E per quanto riguarda lo studio, sappiamo che una giusta pianificazione può aiutarci in modo considerevole ad essere maggiormente efficaci ed efficienti.

Sapere che una cosa è importante da fare non implica anche il conoscere come poterla fare al meglio. Quindi, come possiamo gestire al meglio il tempo che abbiamo a disposizione?

Non sono un grande esperto in materia, ma ho letto qualcosa a proposito nel libro “Le 7 regole per avere successo”, di Stephen Covey. Libro eccezionale, che vi raccomando caldamente. Il terzo dei sette principi che Covey espone nel suo libro è: “First things first“. Ossia: “Le cose più importanti al primo posto“.

Viviamo in una società frenetica, nella quale gli impegni si susseguono incessantemente e in cui rischiamo di venire travolti dalle onde delle urgenze. Prima di passare alla gestione temporale, è fondamentale sapere chi si vuole essere, quale è la propria mission, cosa si vuole raggiungere, e quali valori si vogliono testimoniare. Puoi trovare degli articoli utili a questo fine nel percorso “Viaggio dentro di sé”, presente in questo blog. Vi sono altrimenti dei buonissimi libri sull’argomento: suggerisco ad esempio “Il meglio di te con il coaching”, di Alessio Roberti e Antonella Rizzuto.

Perché è prima necessario sapere tutto ciò, per organizzare al meglio il proprio tempo? Per rispondere alla domanda, riporto la teoria di Covey, esposta nel libro che ho citato in precedenza.

Il Personal Management ha avuto una propria evoluzione, ma analoga a molti altri campi. Nella scienza, ad esempio, le varie conoscenze vanno a sommarsi tra di loro, per elaborare teorie sempre nuove e che permettano di comprendere sempre meglio la realtà che ci circonda. In modo analogo, nel Personal Management vi è stata l’evoluzione di 4 diverse generazioni di modelli di gestione temporale.

  • Prima generazione: La prima generazione è caratterizzata da quelli che Covey definisce “appunti e checklist”. È un tentativo di rendere maggiormente sistematico il processo di valutazione delle attività quotidiane: mettiamo su carta quello che abbiamo da fare e spuntiamo quanto già fatto. In questa fase, però, non vi è alcun accenno alla programmazione e ad un efficace ed efficiente uso del proprio tempo.
  • Seconda generazione: Nella seconda generazione iniziano a comparire calendari e agende. Inizia a comparire l’elemento della pianificazione: le attività si inseriscono nella dimensione temporale. L’efficacia e l’efficienza non sono ancora presenti in questa valutazione.
  • Terza generazione: In questa generazione è stato fatto un notevole passo avanti nella gestione temporale. Covey infatti dice che tale generazione “aggiunge alle generazioni precedenti l’importante idea dell’identificare priorità, chiarire valori e valutare e comparare le varie attività in base alla loro relazione a tali valori. Inoltre si focalizza su obiettivi: specifici obiettivi a lungo, medio e breve termine verso cui dirigere tempo ed energia in armonia con i propri valori. Comprende inoltre il concetto di pianificazione giornaliera, di elaborazione di un piano specifico per conseguire gli obiettivi e svolgere le attività a cui è stato assegnato il massimo dell’importanza.”

Insomma, sembra esserci tutto! Obiettivi, valori, mission e pianificazione! Perché allora c’è un’ulteriore generazione? Rispondiamo alla domanda prendendo in esame la seguente matrice:

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Questa matrice ci fornisce degli ottimi spunti di riflessione sul perché sia stata necessaria un’ulteriore evoluzione rispetto alla terza generazione. Covey propone una suddivisione delle nostre attività in quattro quadranti, classificati secondo i criteri dell’importanza e dell’urgenza. L’urgenza è relativa a quelle attività che richiedono un’attenzione immediata. L’importanza ha invece a che vedere con i nostro obiettivi, i nostri valori, la nostra mission: è finalizzata ai risultati che vogliamo ottenere. Dunque, che caratteristiche hanno i quadranti?

  • Il primo quadrante rappresenta il tempo speso per attività importanti e urgenti. È caratterizzato da momenti “frenetici”: sono cose importanti da fare, ma le facciamo di fretta, senza godercele. Il tempo stringe e procediamo in modo estenuante. Come dice Covey all’interno del libro: “Fino a quando saremo concentrati sul quadrante I, questo continuerà ad ingrandirsi sempre di più e finirà con il dominarci.”
  • Il terzo quadrante rappresenta il tempo speso per attività non importanti e urgenti. Non solo tali attività sono urgenti e ci mettono pressione, ma sono anche non importanti. Vi è anche il rischio di ritenerle importanti, e alla fine scopriamo che stiamo inseguendo un qualcosa che in realtà non vogliamo, ma che ci è stato fatto apparire bello da prospettive altrui. Può capitare a volte di trovarsi in questo quadrante, ma non è quello più produttivo in cui investire il nostro tempo.
  • Il quarto quadrante rappresenta il tempo speso per attività non importanti e non urgenti. Questo quadrante rappresenta la perdita di tempo, e solitamente ci rifugiamo in esso quando siamo assuefatti dalle attività di primo quadrante, e abbiamo bisogno di un “momento di fuga”.

I tre quadranti descritti rappresentano delle situazioni non ottimali per gestire il proprio tempo. Delle situazioni urgenti e importanti da primo quadrante capiteranno sempre, ma saremo in grado di affrontarle con serenità quando avremo basato la nostra gestione temporale sulle attività da secondo quadrante. Tale quadrante rappresenta le attività importanti e non urgenti. Sono attività importanti per noi, ma che possiamo coltivare con calma e con passione. Come dice Covey, “Il quadrante 2 è il cuore di un efficace gestione temporale“.

Possiamo ora comprendere perché la terza generazione non è la più efficace: essa infatti, basandosi sulla programmazione giornaliera, tende a farci investire il nostro tempo principalmente nei quadranti I e III. Quindi, che caratteristiche avrà la quarta generazione di strumenti per la gestione temporale? Secondo Covey, le seguenti:

  • Coerenza: La nostra gestione temporale deve essere allineata con i nostri valori, la nostra mission, i nostri ruoli, e i nostri obiettivi. E dovremo maturare una buona dose si autodisciplina per attenerci a quello che davvero vogliamo.
  • Equilibrio: Ci capita spesso, nelle nostre vite, di considerare alcuni ruoli come più importanti rispetto ad altro. È fondamentale che la nostra scelta sia consapevole e che si basi su quello che realmente desideriamo. Solo con la consapevolezza riusciremo a gestire in modo efficace i nostri ruoli, in modo tale da non trascurarne nessuno.
  • Quadrante II e programmazione settimanale: Lo strumento per la gestione temporale deve incoraggiarci ad investire la maggior parte del nostro tempo in attività da secondo quadrante. Per questo motivo, rispetto alla programmazione giornaliera si rende più efficace una programmazione settimanale, in modo tale da tener conto di tutti i ruoli e da avere un maggior equilibrio nella gestione del tempo.
  • La dimensione dei rapporti umani: Lo strumento deve riflettere il valore secondo cui le persone sono più importanti delle cose. Mentre per la gestione del tempo si può utilizzare il termine efficienza (risultati raggiunti in relazione al tempo impiegato), per i rapporti umani è significativamente meglio considerare l’efficacia (risultati raggiunti e percorsi intrapresi). Come dice l’autore, “ci sono volte in cui vivere nel quadrante II con al centro i principi richiede sacrificare programmi rispetto alle persone. È necessario che lo strumento da usar rifletta tale valore, per aiutare e non per creare sensi di colpa!”.
  • Flessibilità: Anche in questo, riporto le eccellenti parole di Covey. “Uno strumento di programmazione deve essere un collaboratore fidato, non il padrone”. Deve adattarsi alle tue caratteristiche personali e alle tue esigenze.
  • Mobilità: È conveniente che lo strumento possa essere portato con sé, in modo tale da poter essere revisionato e da essere aggiornato costantemente.

Ad esempio, un’utile strumento può essere un’agenda settimanale, in cui per ogni giorno sono riportate le varie ore.

Ora che abbiamo individuato lo strumento, come possiamo promuovere la pianificazione, in modo tale da investire la maggior parte del nostro tempo nel secondo quadrante? Covey identifica le seguenti tappe:

  • Identificazione dei ruoli: Il primo passo è quello di comprendere che ruoli vogliono essere intrapresi durante la settimana, in accordo con i propri obiettivi a lungo-medio-breve termine. Degli esempi di ruoli possono essere: figlio, madre, fratello, cugino, sportivo, studente, musicista, e tanti altri ancora. Individua i ruoli che vuoi fare tuoi 🙂 !
  • Scelta degli obiettivi: per ogni ruolo, identifica gli obiettivi che vuoi gestire durante la settimana, in accordo con i tuoi obiettivi a breve-medio-lungo termine!
  • Programmazione: Inserisci ora tali obiettivi nella cornice settimanale, e decidi quando dedicarci il tempo che meritano. Noterai che rimarranno molti spazi nel tuo tempo, in cui potrai inserire le tue attività preferite. È molto importante che tra i ruoli identifichi anche quello che Covey denomina “Affilare la lama”. Se un falegname volesse tagliare molti alberi in una foresta, con la lama della sega in condizioni non ottimali, ci metterebbe molto. Molto più di quanto ci metterebbe se si fermasse e se decidesse di affilare la lama, prima di ripartire. Tradotto in linguaggio non metaforico, dedicare del tempo a noi stessi è fondamentale per mantenere la nostra capacità produttiva: trova quindi del tempo da dedicarti, per stare bene e per migliorarti. Questo è il fondamento del settimo dei sette principi di Covey.
  • Adattamento giornaliero: Durante la settimana possono capitare una serie di cose che minano la nostra programmazione. In tal caso ricordiamo che il nostro strumento è flessibile, e possiamo adattarlo quotidianamente 🙂 !

Quanto ho scritto segue i consigli del grandissimo Stephen Covey. Oltre al libro “Le sette regole per avere successo” (in inglese “The seven habits of highly effective people”), ha scritto molti altri interessanti libri, che però non ho ancora letto (ma che sicuramente leggerò in futuro). Ne ha scritto anche uno appositamente sulla terza regola e sulla gestione temporale: si chiama “First things first”. Ti consiglio di leggerli, in quanto contengono molte più idee e consigli di quanti ne abbia scritti in questo articolo. Un altro libro sulla gestione temporale è stato scritto da Owen Fitzpatrick, e si chiama “Not enough hours”. Non è stato tradotto in lingua italiana ed è di difficile reperibilità, ma sono sicuro del fatto che sia un libro eccellente.

Buona gestione temporale 😉 !

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